Gestire progetti con la Business Intelligence: quali sono i KPI più importanti?
Nel mercato dinamico e competitivo di oggi, la gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo aziendale. La Business Intelligence offre al project management strumenti e metodologie che permettono di prendere decisioni informate e basate sui dati. I manager possono monitorare e analizzare in tempo reale il successo dei loro progetti, identificare le aree di miglioramento e ottimizzare l’allocazione delle risorse.
In questo articolo, capiremo come la Business Intelligence migliora la gestione dei progetti e quali sono i KPI più importanti da tenere sotto controllo per garantire che siano completati nei tempi previsti, rispettando i budget e raggiungendo gli obiettivi prefissati.
Il project management basato sui dati
Il project management è un insieme di metodi di pianificazione e monitoraggio dei progetti costruito per raggiungere gli obiettivi attraverso una gestione efficace delle risorse e dei costi associati al lavoro. Per aumentare la competitività dell’azienda, è cruciale che questo sistema sia basato sull’analisi dei dati delle performance aziendali, così da ottenere una visione chiara dello “stato di salute” dell’organizzazione. Un approccio data-driven non solo aiuta a spiegare le ragioni dietro eventuali cali delle prestazioni, ma permette anche di prevedere e affrontare potenziali ostacoli durante l’avanzamento dei progetti.
Grazie ai dati aggiornati, i manager possono allocare le risorse in modo sostenibile e prendendo decisioni più informate, diminuendo così il rischio di basarsi su informazioni imprecise. L’obiettivo finale della gestione di progetto dev’essere quindi garantire la massima qualità dell’output ottimizzando risorse, tempo e costi.
I KPI più importanti per la gestione dei progetti
La Business Intelligence permette di individuare i KPI più importanti da monitorare per raggiungere degli obiettivi prefissati. Controllando le giuste metriche si può valutare se il carico di lavoro assegnato al team è adeguato, se si è in grado di rispettare le deadline, se la strategia è efficace o se è necessario intervenire su alcuni processi, sulla gestione delle risorse o del budget.
All’inizio di ogni flusso di lavoro è utile misurare le dimensioni del progetto sulla base di tre elementi: le tempistiche di lavoro, le risorse disponibili e i costi associati a ognuna di esse. Dopo aver impostato una timeline precisa e le diverse fasi del progetto, è necessario determinare le ore totali stimate da investire e assegnarle alle diverse risorse coinvolte. L’impresa deve conoscere il costo medio di ogni mezzo o figura professionale da impiegare da cui ricavare, quindi, il budget complessivo del progetto.
Ulteriori indicatori di performance possono legarsi alla pianificazione della capacità di risorse, che stabilisce se un’organizzazione è in grado di impegnare le risorse sufficienti per far fronte a nuovi progetti con la massima efficienza. Ogni progetto può richiedere la compresenza degli stessi membri del team di lavoro ed è dunque fondamentale imparare a prevedere l’esatta disponibilità di ciascuno.
Durante il flusso di lavoro, il sistema di project management deve aggiornare di volta in volta l’andamento del progetto con le ore investite fino al momento dell’analisi in rapporto alle ore restanti.
Alla conclusione del progetto, il project manager deve redigere un consuntivo che confronti le ore effettivamente impiegate con quelle inizialmente stimate, per determinare se sono stati raggiunti gli obiettivi previsti, se si sono verificati ritardi e se esistono opportunità di miglioramento del flusso del lavoro.
Grazie a questi ultimi dati si possono identificare alcune KPI di natura economica. Oltre ad identificare i costi, sarà possibile determinare il margine, calcolato come la differenza tra il valore del prodotto/servizio e i costi sostenuti una volta portato a termine il progetto o la vendita escludendo tutte le tassazioni. Inoltre, è possibile determinare lo scostamento del budget, ovvero le variazioni di budget effettivamente investito che si sono verificate rispetto al budget stimato di partenza.
BIsmarty: una piattaforma di Business Intelligence a supporto del project management
Implementare le giuste tecnologie di Business Intelligence permette di monitorare tutti i KPI utili alla gestione di progetto. Un sistema di project management efficace genera infatti una grande quantità di dati da analizzare e interpretare per individuare i processi che creano maggiori problemi, le chiavi di crescita e le strategie utili per migliorare le performance aziendali.
La piattaforma di Business Intelligence BIsmarty è progettata per essere utilizzata da professionisti che non sono esperti in IT e Data Analytics. BIsmarty ha un’area interamente dedicata al project management, visualizzabile già da una dashboard intuitiva e dettagliata che mette in relazione la gestione di progetto con il conto economico, il fatturato e i flussi di cassa. Questa rappresentazione facilitata dei principali processi aziendali offre una panoramica completa sulle performance, ma permette anche di entrare nel dettaglio e ottenere con rapidità le informazioni sul lavoro del team e sull’avanzamento dei progetti. Il sistema di visualizzazione intuitivo evidenzia immediatamente i processi che funzionano e quelli che hanno bisogno di un intervento tempestivo. La piattaforma restituisce una reportistica facile da leggere e da comprendere: i KPI impostati nella fase di configurazione sono rappresentati in grafici e tabelle che permettono di individuare immediatamente ritardi nel flusso del lavoro o eventuali scostamenti di budget di tempo e di costi, oltre ai risultati ottenuti per ogni progetto.
