Come scrivere un report finanziario efficace con BIsmarty

Ogni processo decisionale all’interno di un’azienda deve condurre al raggiungimento degli obiettivi di crescita. Per far sì che questo accada, è necessario basare ogni decisione su dati reali traducendoli in informazioni concrete, fruibili dal management. Per questo nessuna azienda può fare a meno di fare attività di reporting. Questa, infatti, è parte fondamentale del controllo di gestione e aiuta a conoscere a fondo l’azienda, le sue opportunità e i suoi punti deboli. Grazie all’analisi dei dati, infatti è possibile capire quali sono le sue performance e su quali processi intervenire per estendere le sue prospettive di crescita.

Tra i tanti report che è possibile realizzare, il report finanziario è senza dubbio fondamentale per comprendere l’andamento dell’organizzazione e la sua gestione della liquidità. In questo articolo descriviamo il caso di un’azienda che ha scelto di utilizzare BIsmarty per redigere un report finanziario efficace, chiaro e utile.

Che cos’è un report finanziario e perché è importante

I report finanziari sono parte integrante della comunicazione dell’azienda nei confronti dei propri stakeholder, perché forniscono una panoramica dettagliata delle prestazioni finanziarie di un’organizzazione e permettono di prendere decisioni strategiche e operative consapevoli.

Attraverso i report finanziari è possibile conoscere i flussi di cassa aziendali, e quindi i movimenti di denaro e la gestione della liquidità per diversi periodi di tempo. Inoltre, rendono molto chiaro lo stato finanziario con clienti, fornitori, banche e diverse altre organizzazioni che interagiscono con l’azienda. Per raggiungere tutti questi obiettivi, il rendiconto finanziario deve avere delle caratteristiche chiave:

• deve esse semplice e intuitivo. Le informazioni sono utili sono se possono essere comprese con chiarezza, e i dati devono dunque essere precisi, quantificabili e misurabili, per poter fornire tutto ciò che serve per capire le performance aziendali.
• i dati devono essere coerenti con gli obiettivi aziendali e, quindi, riportare tutte le metriche di misurazione più importanti che servono al management per migliorare la governance dell’azienda
• un report finanziario svolge correttamente la sua funzione soltanto se viene redatto a cadenza regolare, secondo una frequenza programmata in relazione alle esigenze aziendali per permettere di monitorare meglio la situazione economico-finanziaria in base ai continui cambiamenti del mercato.

Come la Business Intelligence aiuta a scrivere un buon report finanziario

Oggi la Business Intelligence (BI) è lo strumento più funzionale di cui disponiamo per redigere dei report finanziari efficaci. È una leva competitiva ormai cruciale nella maggior parte dei settori. Attraverso l’analisi dei dati aziendali, infatti, la BI ci fornisce informazioni preziose su:

• le performance finanziarie aziendali;
• i trend di mercato;
• le aree di miglioramento.

Ad esempio, la BI può aiutare a identificare le tendenze di spesa, i profitti e le perdite, i cambiamenti nel comportamento dei clienti e l’efficienza operativa. Queste informazioni possono essere utilizzate per creare report finanziari che sono sia informativi che di lettura immediata, fornendo ai lettori una comprensione completa della situazione finanziaria dell’azienda. La Business Intelligence ci può anche aiutare a identificare le aree di rischio e opportunità, permettendo alle aziende di prendere decisioni informate per migliorare la loro redditività e la loro crescita.

Usare Bismarty per scrivere un report finanziario efficace

Per approfondire meglio la questione, prendiamo in considerazione il caso concreto di un’azienda che, circa un anno fa, ha scelto di adottare BIsmarty per monitorare le proprie performance e avere una chiara visione del proprio stato di salute finanziario. L’obiettivo principale era ottenere, con pochi clic, una panoramica intuitiva della propria situazione economica e usare le informazioni per scrivere un report da presentare al management.

Partiamo dall’inizio. Fin dall’accesso alla dashboard di BIsmarty, è emerso che, nei sei mesi precedenti, l’azienda aveva registrato un flusso di cassa negativo e una disponibilità finanziaria ridotta. Ma come è stato possibile arrivare a questa conclusione?

Focalizzandosi sui flussi di cassa, il responsabile dell’area Finance ha subito notato che la metrica del cash flow, che rifletteva il flusso positivo degli ultimi sei mesi, era segnalata in giallo. BIsmarty usa un sistema a tre colori per indicare le performance: verde per i risultati soddisfacenti, giallo quando è necessario un controllo e rosso in caso di situazioni in cui urge intervenire. Anche il valore della disponibilità finanziaria, che rappresenta i fondi disponibili nei mesi precedenti, era evidenziato in giallo. Questo segnalava la presenza di dati da monitorare attentamente. BIsmarty stava dunque indicando al suo utente che c’erano diversi segnali da non sottovalutare affatto.

Cliccando sull’ambiente dei flussi di cassa vi sono due tabelle molto importanti: la “pianificazione finanziaria a 6 mesi” e “la pianificazione finanziaria settimanale a un mese”. Queste contengono gli incassi non anticipati, gli anticipi incassati dalle banche e le uscite sostenute; il rapporto tra questi tre valori compone il cash flow, il movimento di denaro che si è verificato e che determina la disponibilità effettiva.

Dalle tabelle e dai valori, sia positivi che negativi, è stato possibile capire nel tempo l’andamento del flusso di denaro e la quantità di liquidità a disposizione. Questo ha sollevato due domande cruciali: in quali mesi è stato registrato un flusso negativo? Questa situazione si è ripetuta nel tempo?

L’analisi ha rivelato che l’azienda aveva sostenuto uscite considerevoli nei tre mesi precedenti, in concomitanza con l’accensione di un nuovo finanziamento. Anche l’aumento di liquidità derivante dagli incassi dei clienti non era stato sufficiente a coprire tutte le spese. Ma quali erano esattamente queste spese?

È bastato guardare il grafico in basso a destra. Il responsabile Finance ha potuto verificare se i maggiori costi erano legati a spese dirette, indirette o ai rimborsi dei finanziamenti bancari. Con l’aiuto di grafici interattivi e di filtri, è stato semplice identificare dove si esaurisse la maggior parte della liquidità e quale istituto bancario richiedesse i rimborsi più elevati.

Queste informazioni sono state essenziali per redigere un report evidenziando il potenziale problema di liquidità in arrivo. Grazie a BIsmarty, i responsabili hanno così potuto pianificare proiezioni future per trovare soluzioni efficaci nell’ottica di aumentare la liquidità disponibile.