Configurare BIsmarty: il data input

Per garantire la massima precisione nei report sulle performance aziendali, è essenziale configurare e aggiornare un software di Business Intelligence attraverso l’inserimento di dati aggiornati. Questa operazione è chiamata “data input”, o “data entry”, ed è fondamentale per creare un database completo di informazioni strutturali sull’organizzazione aziendale, per monitorare la produttività nel tempo e per prendere decisioni strategiche mirate a migliorare le prestazioni dell’impresa. Da questo punto di vista, BIsmarty è in grado di offrire una visione panoramica su vari processi, ed è per questa ragione che il software richiede l’inserimento di master data che delineano la struttura aziendale, di dati economici sui costi e i ricavi, e di dati finanziari riguardanti i flussi di cassa.

Consigli iniziali

Configurare BIsmarty con tutti i dati accurati e precisi significa fare in modo che la piattaforma restituisca sempre analisi dettagliate sulle performance aziendali attraverso informazioni sull’efficienza dei processi operativi, sui conti economici e i flussi di cassa.

Una volta effettuato il login a BIsmarty si clicca sulla voce Modifica Base Dati presente sul lato sinistro della dashboard. Il file Excel da configurare è Input_xlsx.

Devono essere compilate soltanto le celle in grigio, mentre quelle in bianco verranno calcolate in automatico sulla base dei dati immessi a sistema. Se il nome delle colonne è evidenziato in verde, significa che i dati da inserire all’interno delle celle sono obbligatori e necessari al fine di completare con successo la configurazione. Inoltre, affinché il modello funzioni correttamente, i nomi delle colonne o dei fogli non devono essere cambiati. Se invece occorre aggiungere dei dati agli elenchi, basterà inserire le righe una sotto l’altra, senza mai lasciare righe vuote.

Per qualsiasi informazione aggiuntiva è sempre possibile consultare il manuale operativo BIsmarty.

I Master Data

I Master Data sono i dati strutturali relativi all’organizzazione aziendale in rapporto ad una serie di fattori: ai progetti o agli ordini, ai clienti, ai fornitori, alle banche, al team di lavoro e alle ore di consuntivo. Configurando la piattaforma, BIsmarty chiederà di inserire anagrafiche e assegnare dei codici identificativi per ciascuna voce. Il sistema combinerà questi elementi assegnando un ID unico per ogni cliente, fornitore, progetto, risorsa e banca.

Nel foglio «Customers» sono indicate le anagrafiche dei clienti da inserire: il codice cliente (Cust_ID) e il nome del cliente (Cust_Name). Le colonne restanti possono essere completate aggiungendo città, nazione, continente e settore industriale.  Allo stesso modo, il foglio «Suppliers» è dedicato alle informazioni anagrafiche dei fornitori dell’azienda. Ne richiedeil codice ID, il nominativoe la città.

Il foglio «Projects_or_orders» specifica tutte le informazioni sui progetti in attivo o sugli ordini lavorati dell’azienda. Per ognuno, è obbligatorio assegnare il codice e il nome del progetto, il nominativo del cliente di riferimento e il valore totale in termini economici del contratto (Contract). Le restanti informazioni facoltative riguardano la data di inizio e di fine del progetto o di lavorazione dell’ordine.

In «Resources» sono richiesti obbligatoriamente i dati relativi alle risorse umane o industriali impiegate per l’esecuzione dei progetti o lavorazione degli ordini. BIsmarty permette di inserire nomi e cognomi del team, ruoli aziendali oppure i codici macchina.

All’interno dello sheet «Res_cost», si calcolano i costi relativi alle risorse impiegate e le disponibilità orarie per ciascuna risorsa. Anche in questo caso tutte le informazioni che BIsmarty richiede sono obbligatorie: il nome della risorsa/ruolo, l’anno (Year) di riferimento, il costo giornaliero della risorsa (Daily_Cost) e i giorni di disponibilità annui (Availability_days).

«Accounts» è il tab relativo al piano dei conti basati sui mastri contabili dell’azienda, che possono essere modificati a seconda dell’esigenza. Qui, i campi in verde sono tre: il codice conto/aggregato, il nome conto/aggregato e la voce IsPrimoMargine, mediante la quale si indica (scrivendo “sì” o “no”) quali mastri contabili includere nel primo margine.

Nel foglio «Banks» la piattaforma richiede di inserire gli istituti bancari di riferimento, cominciando dai consueti dati anagrafici di codice e nome (Bank_ID e Bank _name) per poi proseguire con altre informazioni come: linea di credito concessa (Bank_limit, da riempire con 0 solo se non esiste), Invoice% (percentuale di affidamento bancario sulle fatture emesse, da riempire con 0 solo se non è presente) e Bank_balance, ossia il saldo bancario da inserire manualmente. Quest’ultima voce deve fare riferimento al saldo attivo alla data specificata nel foglio successivo, «Parameters». Quest’ultimo sheet, infatti, raccoglie informazioni aggiuntive su alcuni aspetti necessari per avviare la rendicontazione economica. L’unica colonna in verde da modificare è “Value”, nelle seguenti voci:

• la data di inizio del piano economico;
• la banca predefinita da utilizzare nelle operazioni come riferimento quando non è specificata;
• la voce di riclassifica su cui è valorizzato il costo del lavoro, come specificato precedentemente in uno dei mastri contabili in «Accounts».

Dati InputECON

Una volta configurati i dati strutturali della piattaforma, si passa alla macro sezione InputECON che raccoglie i dati di conto economico in relazione alle ore di lavoro e alle spese sostenute dall’azienda calcolate nell’arco dell’anno.

In «ActualHours» andranno inserite le ore mensili effettuate di ciascuna risorsa allocata a progetto/ordine. Qui dovranno essere richiamati i nomi delle risorse come da foglio «Resources» e il nome del progetto/ordine come indicato nel tab relativo a «Projects_or_orders». Dalla colonna D e successive, si indicano le ore mensili di consuntivo. Similmente, in «PlannedHours» vanno indicate le ore mensili pianificate per risorsa e progetto/ordine in un certo periodo di tempo.

Il foglio «ActualEco» mette in relazione il valore dei consuntivi per ciascun cliente, l’aggregato contabile e ogni progetto, per determinare il costo del lavoro effettuato. Le voci da inserire dal menù a tendina sono: gli aggregati contabili Account_ID_name, come inseriti nel foglio «Accounts», e le voci Prj_ID_name, ossia i nomi dei progetti o degli ordini inseriti in «Projects_or_orders».

Infine, il tab «PlannedEco» richiede informazioni per la pianificazione dei costi per cliente, l’aggregato contabile ed il progetto. Qui si richiamano, grazie ad un menù a tendina, le informazioni sui nomi delle banche di riferimento, dei mastri contabili specificati nel foglio «Accounts» e dei progetti/ordini. Accanto a queste, la voce Delay indica il ritardo tra manifestazione economica (i ricavi e i costi) e quella finanziaria (entrate ed uscite). Dalla colonna F si indica il valore dei costi pianificati mese per mese.

Dati InputFIN

L’ultima macro sezione da compilare, InputFIN, raccoglie i dati sull’aspetto finance dell’azienda, legato ad incassi, pagamenti e a tutti i movimenti di cassa effettuati o pianificati.

In «CashInSchedule» è indicata la schedulazione degli incassi ricevuti da parte dei clienti, che devono essere completi di data, importo, nome ID del cliente, banca di riferimento e la tipologia di incasso (ET_ID_name).

Il secondo foglio, «CashOutSchedule», riguarda i rapporti finanziari con i fornitori e richiede di compilare serie di voci obbligatorie quali: data di pagamento prevista (CashOut_date), importo da pagare e dati anagrafici dei fornitori e degli istituti di credito attraverso cui si effettuano i movimenti.

In «Loans» andranno inseriti i dati sui finanziamenti concessi all’azienda, che devono essere completi di codice, data, importo della rata del finanziamento (CashOut_Loan) e del nome della banca di riferimento. I campi da compilare a scelta sono utili a fornire maggiori informazioni come, ad esempio, la tipologia di mutuo (Loan_Type).

Infine, l’ultimo tab «PDR_PDI» è dedicato ai piani di rientro concordati con i fornitori o altri creditori, e i piani di incasso concordati con i clienti. Per ciascun piano deve essere indicato un codice (PDRPDI_ID), un importo (CashInOut_PDRPDI) dal valore positivo o negativo a seconda che si tratti di un piano di incasso o di rientro, e il nome della banca con cui si effettuano le transazioni.