Ottimizzare i processi produttivi con BIsmarty: un caso concreto di project management

Immaginiamo di lavorare in un’azienda IT che sta sviluppando nuove soluzioni software per un cliente importante. Il progetto è complesso e richiede una stretta collaborazione tra diversi team: progettazione, sviluppo, test e implementazione. Tutto sembra procedere bene fino a quando il team non si trova improvvisamente sommerso da nuove richieste di intervento nel flusso di lavoro, andando incontro ad un rallentamento che rischia di ritardare l’intero progetto. Questo è un classico esempio di collo di bottiglia nel project management, e può portare a conseguenze rilevanti per la redditività dei progetti. Come può un project manager accorgersi in tempo del problema e come può BIsmarty aiutarlo ad individuarlo rapidamente?

L’importanza di monitorare i dati

Quello che abbiamo appena introdotto è il caso di un’azienda che ha deciso di analizzare i dati aziendali per monitorare le performance e crescere nel mercato. Per farlo, si è affidata a BIsmarty.

Come in tutte le aziende, indipendentemente dal settore, il flusso di lavoro è suddiviso in fasi che determinano la buona realizzazione di un prodotto o servizio. Nella fase di pianificazione del progetto, l’azienda assegna un team dedicato e distribuisce le ore di lavoro lungo tutta la durata della commessa. Inoltre, stabilisce un budget che copre tutti i costi necessari per portare a termine l’attività, basandosi su KPI definiti in funzione degli obiettivi di marginalità che vuole raggiungere. 

BIsmarty si è rivelato di grande supporto, perché mette a confronto diverse linee di business: aiuta nella gestione dei progetti, analizza la redditività nel conto economico e nel fatturato, controlla i movimenti di liquidità nei flussi di cassa e aiuta a raggiungere la compliance con gli adeguati assetti. In ognuna di queste aree si trovano alcuni importanti indicatori che offrono uno sguardo immediato su obiettivi raggiunti e su eventuali criticità. Sono contraddistinti da colori diversi che seguono la logica del semaforo: il verde, il giallo e il rosso che indicano risultati positivi, da verificare o negativi.

A pochi mesi dall’implementazione di BIsmarty, il project manager ha notato che  l’indicatore “Saturazione Risorse” all’interno dell’area “Progetti/Ordini” della dashboard era in rosso: c’era un problema da approfondire al più presto. Entrando nell’ambiente e analizzando la tabella delle risorse e delle ore di lavoro, situata in alto a sinistra, ha notato che uno dei suoi collaboratori ha lavorato più ore di quelle previste fino al momento del monitoraggio. Prima di chiedersi che cosa fosse successo, però, il manager ha avuto bisogno di circoscrivere il problema e fare una ricerca più dettagliata. Con BIsmarty è stato molto semplice: cliccando sulla risorsa specifica, l’ambiente gli ha restituito dei dati più approfonditi sui progetti assegnati e sulle ore che aveva a disposizione. Quali erano i progetti che stavano riscontrando rallentamenti? In quale periodo di tempo erano avvenuti?

Individuare i colli di bottiglia: il primo passo per ottimizzare i processi aziendali

Per rispondere a tutte queste domande il manager ha potuto osservare la tabella delle ore lavorate su ciascun progetto: il collaboratore era stato assegnato a due commesse. Inoltre, il grafico delle ore pianificate, lavorate e disponibili, in basso a sinistra, gli ha confermato immediatamente che ha lavorato più ore di quelle pianificate per il mese di giugno; a quel punto, è bastato applicare un ulteriore filtro di ricerca per scoprire quale progetto fosse realmente “problematico”. 

Una volta ottenute tutte queste informazioni, il manager si è posto altre domande. Le ore pianificate sono state sufficienti? Ha verificato se ci fossero altre richieste di lavoro per il progetto che non erano state prese in considerazione nella pianificazione iniziale? 

Parte della risposta l’ha trovata nei due grafici simili a tachimetri che si trovano a destra: l’ago puntava su un’area rossa che indicava una sottostima delle ore pianificate per quel progetto e per quel mese. 

A questo punto, è stato necessario effettuare una ricerca interna per fotografare la situazione con precisione: l’aumento delle ore lavorate rispetto a quelle previste coincideva con le fasi di testing necessarie prima del rilascio di un importante aggiornamento. Inaspettatamente, erano emersi diversi errori di integrazione con l’infrastruttura di rete del cliente, errori che avevano rallentato l’intero processo di rilascio. Per risolverli, era necessario aggiungere dei nuovi requisiti e rivedere parte dello sviluppo. 

In altre parole, l’azienda stava affrontando il classico “collo di bottiglia”, che si verifica quando una parte del processo non funziona come previsto o non risponde in maniera adeguata alle esigenze dell’attività lavorativa. Proprio come il nome suggerisce, la capacità di una risorsa, un team e un dipartimento si “restringe” e non riesce a rispettare la pianificazione del processo. 

Quali sono i rischi che si corrono durante i colli di bottiglia? 

Nel caso di questa azienda, tutta la produzione ha riscontrato un drastico rallentamento. D’altronde, quando una parte del team non riesce a tenere il passo, i ritardi diventano inevitabili e l’intero progetto rischia di non rispettare le scadenze. La conseguenza più importante, però, è che i costi operativi tenderanno inevitabilmente ad aumentare: ogni giorno in più speso sul progetto significa affrontare maggiori spese, drenando risorse preziose dall’azienda. 

Una volta individuati le inefficienze e i ritardi di produzione, e compresi i motivi per cui il processo ha ridotto la sua capacità di risposta, è possibile sviluppare strategie di ottimizzazione e miglioramento in modo molto più rapido e senza rischiare di incidere sul budget del progetto.

Come migliorare la produzione: il tempo è la chiave

Da questo caso abbiamo compreso che la Business Intelligence, se supportata dagli strumenti giusti, può fare la differenza: permette ai professionisti di prendere decisioni tempestive volte a migliorare i flussi di produzione e l’allocazione delle risorse.  

La dashboard di BIsmarty, organizzata nel layout e nei colori per agevolare la lettura dei dati, ha reso immediatamente chiari i parametri di project management su cui concentrare l’attenzione. È bastato quindi accedere all’area dedicata per navigare in maniera intuitiva i grafici e trovare l’informazione giusta in pochissimo tempo, portando al minimo i tempi di inattività.  

Questo ci suggerisce che la rapidità di intervento è il fattore chiave per risolvere i colli di bottiglia, perché gli utenti possono individuare subito problemi di produzione prima che causino danni economici e finanziari.  

Tra le soluzioni individuate per superare l’ostacolo, l’azienda ha deciso di allocare più risorse nel progetto, almeno temporaneamente. Allargare il team di lavoro è un ottimo modo per introdurre maggiori competenze o skill particolari e, in questo caso, ha permesso di capire se gli errori in fase di testing potevano essere risolti senza gravare sull’attività o se, magari, erano il risultato di una disattenzione delle precedenti fasi di produzione. 

L’azienda ha previsto anche eventi di formazione per aggiornare il personale e migliorare le competenze, così da ridurre il rischio che, per quel particolare progetto o per altri futuri, si possa rallentare di nuovo il flusso di lavoro. Senza ombra di dubbio, è importante imparare a comunicare in modo efficace con tutte le parti interessate coinvolte nel processo di risoluzione e condividere le analisi sulla gestione dei rischi con tutto il team. 

In questo caso, la vera utilità della Business Intelligence è stata quella di identificare risorse sovraccariche ma, soprattutto, di fornire tutti gli strumenti per prevenire i colli di bottiglia: anche se si verificassero nuovamente, con la giusta strategia è sempre possibile evitare problemi che vadano ad intaccare il successo del progetto.